מה זה חתימה דיגיטלית
חתימה דיגיטלית משמעה שלא צריך יותר לחתום פיזית על מסמכים וטפסים, כי הכל נעשה אונליין דרך מכשירים. למשל, תוכל להחתים עובדים שלך על טפסים דיגיטליים כגון טופס 101, טופס שיוכים לקופות גמל או חוזה העסקה, וגם תוכל להחתים לקוחות וספקים על הסכמים, לחתום על הצעות רכש וכדומה. כל מה שצריך לעשות הוא להשתמש במערכת חתימה דיגיטלית מומלצת לעסקים, שאליה אפשר להעלות את הטפסים שכרגע נמצאים על המחשב שלך או בענן. המערכת תמיר אותם מייד לטופס דיגיטלי ומכאן והלאה תוכל לשלוח אותם לכל מי שתרצה – החל מאדם אחד ועד לכמויות גדולות בו זמנית.
למה זה חוסך לך כאבי ראש?
תחשוב על זה: עם מסמכים דיגיטליים נחסכת ממך, מהעובד, מהלקוח, הספק או אנשי משאבי האנוש כל הפרוצדורה של הדפסת מסמכים, איסוף שלהם מהמשרד, סריקות, מילוי ידני וחתימות, תיוקים ידניים וכן הלאה. כלומר אתה חוסך לעצמך המון זמן. אבל יותר מכך: אתה יכול לחתום על מסמכים מכל מקום ובכל זמן דרך הנייד או הסמארטפון, וכך גם כל גורם שאליו שלחת טופס דיגיטלי.
בנוסף, בטפסים האלו המערכת כופה מילוי שדות חובה, פותחת וסוגרת שדות לפי פרטים שמולאו, מאפשר להוסיף אישורים נלווים גם בצילום מהנייד, ועוד. כך אתה חוסך המון התעסקות מיותרות על טעויות אנוש ופרטים חסרים במילוי הטפסים, והם גם לא נרטבים, מתקמטים או הולכים לאיבוד – אלא פשוט נכנסים אוטומטית לתיק שפתחת במערכת.
ואיך זה חוסך לך כסף?
זה חוסך כסף לעסק מפני שאתה עושה צעד משמעותי להקטנת השימוש בנייר. זה אומר שתחסוך בעלויות על קניית הנייר, בעלויות על בלאי, תיקונים וקניות מחדש של מדפסות וסורקים, על דיו וטונרים, על תיקיות וארוניות וכן הלאה. זה בהחלט יכול להגיע לאלפי שקלים בשנה. בנוסף, אתה חוסך בשטח משרדי כי הכל נשמר ברמת אבטחה גבוהה ועם גיבוי בענן. כל זאת, בנוסף לחיסכון בשעות העבודה שלך ושל עובדי העסק, מה שאומר פריון גבוה יותר שמשפר את הרווחיות.
